内部控制

各部门须以书面文件:

• 现金处理程序
• 负责接收和处理现金的人员/职位
• 对员工进行既定指导方针和程序的培训

每个部门必须记录现金收据，因为它是通过以下方式收到的:

• 收银机
• 手工准备销售单
• 或者在打开邮件时手动准备收据日志

将每天收到的所有现金和/或支票存入银行(如有例外，请参见小额存款)。. 收到的非赠与款项必须通过摄政行政中心的现金管理办公室(OCM)存入, 175房间, 使用现金收据表格 大学财务总监办公室网站. 在财务主任办公室内的部门窗口提交按金.

除非得到财务主管的授权，否则禁止将学校的现金存入外部银行账户. 收到的现金不得用于支付部门费用, 制造未经授权的零用现金或更改资金. 不以支票代替收到的现金.

指定专人负责准备每日存款(见 内部控制). 从来没有 通过校园邮件发送现金和/或支票. 将黄色和粉红色的复印件留在现金收据上，您将收到粉红色的复印件，并加盖OCM的存款时间和日期. 押金输入仁科财务系统后，将返还确认无误的黄色复印件.

邮寄付款通常是支票，但偶尔也可能包括货币. 负责会计和/或账单流程的人员不应该处理付款(参见建立职责)。. 邮件到达后应打开, 背书的支票(见支票背书)并包括在每日存款中. 保存支票清单，包括金额, 制作并核对支票号码或复印支票以备记录. 负责核对部门账目的人员需要查看这些记录，以确保存款是正确的，并在PeopleSoft财务中得到正确反映.

用收银机或预先编号的收据副本记录所有销售. 销售文件应包括日期, 售出物品的描述, 销售数量, 单价、付款方式和金额(e).g.现金、支票、信用卡等.). 确保按顺序使用预先编号的收据，以保持准确的记录，并减少任何欺诈的怀疑. 当销售交易完成时, 向客户提供一份收款机收据的副本或预先编号的收据的副本.

收到的支票和现金必须与每天记录的销售额相平衡. 负责平衡的人员(见建立职责)必须将他/她所拥有的支票加起来，并确保总数与销售文件中记录的支票金额相匹配.g.，收款机纸带，预编号收据或邮件日志). 对收到的现金和支票或处理的信用卡重复这个平衡过程. 列出各类投标的总金额(现金、支票、信用卡等).). 记录所有标书的总额. 所有投标的总额应等于销售文件中记录的当天的销售总额. 记录任何超额/短缺.

平衡销售的人应该在平衡表上签字，表明他们同意总数. 保存和归档平衡表与销售文件，并创建一个 现金收入 将收到的款项存入现金管理处.

门禁是保护现金的最好方法. 博彩平台推荐控制的示例如下:收银机, 保险箱, 带钥匙控制的上锁文件柜, 锁着的门, 键盘系统和可上锁的银行袋，用于将现金运送到丽晶行政中心的现金管理办公室, 175房间.

限制进入收银机的权限. 把现金存放在保险箱里，限制人们进入储物区. 限制知道保险箱密码的人数. 限制锁着的箱子或银行包的钥匙数量. 在营业时间，保护硬币，货币和支票，以限制博彩平台推荐. 在其他时间储存所有的硬币, 货币和支票存放在保险箱或其他上锁的地方，直到存入.

当一项任务只有一个人负责时，控制是最有效的. 部门经理有责任确保负责处理现金收据的人员接受正确的收款程序的培训, 记录和存入大学资金.

将现金责任分配给一个人. 永远不要让一个以上的人负责或使用同一个现金抽屉. 每个出纳应有自己的现金抽屉.

职责分离对于有效的内部控制和减少不当行为的风险至关重要. 它是一种对欺诈的威慑，因为它需要与另一个人串通进行欺诈行为.

将现金处理的组成部分分开，这样一个人就不必负责多个组成部分. 会计/对账和现金保管职能应在员工之间分开. 将负责接收和存放现金的员工与负责会计记录的员工分开. 当这些功能不能分开时, 由于部门规模小, 应对相关活动进行监督审查，作为一种补偿控制. 被授权处理现金的工作人员不应承担下列任何职责:

• 核对每月PeopleSoft报表
• 查阅应收帐款记录
• 参与应收帐款的结算过程
• 参与支付职能(授权支出)

职责分离的例子如下:

• 打开邮件并准备收到支票清单的人不应该是存钱的人.
• 打开邮件并准备收到支票清单的人不应该是维护应收账款记录的人.
• 维护和核对会计记录的人不应保管现金或支票.

当现金责任从一个人转移到另一个人时，记录现金保管的变化. 双方都要核实转账的现金数额. 的人, 如果不是准备存款的人, 谁将存款交付给现金管理办公室(OCM)应签署一份日志，以表明存入OCM的存款金额.

上锁的袋子可以用来将存款转移到OCM. 保险箱的钥匙必须被控制住. 准备押金的人应在部门保管一把钥匙，OCM保管另一把钥匙.

审查报告、报表和其他财务信息是一项重要的控制活动. 它为检测问题提供了基础. 将PeopleSoft财务部门的所有存款与现金销售和邮件收据记录进行核对. 应审查数据的一致性和合理性. 部门经理应该审查报告, 语句, 对账, 并提供支持性文件，以解决需要跟进的事项.