成本转移政策 & 指导
涉及赞助研究奖的手动日志条目需要校园控制办公室的二次批准.
新! 使用这个 快速参考清单 帮助您提交和审核成本转移.
CCO二次批准的时间安排
每月的最后期限是在月底前五个工作日设定的，以便为CCO提供足够的时间来审查成本转移. 成本转移必须在截止日期前获得部门批准，以保证CCO审查. 如果时间允许，研究财务服务(RFS)拨款会计师将审查在此日期之后输入的日记账分录.
二级审批截止日期可在CCO网站上查询. 授权会计将通过查询提取需要二级CCO批准的日记账分录，按照部门批准的顺序. 然而, 如果日记账分录是时间敏感的, 请联系RFS，以便在查询出现之前对日志分录进行审查.
所有费用转移到奖项所需的文件
成本转移说明
根据联邦指导[1], 对费用转移到奖项的解释“必须有文件支持，充分解释错误是如何发生的，并由负责的组织官员证明新费用的正确性……”此外, “仅仅说明转移是为了‘纠正错误’或‘转移到正确的项目’是不够的.”
因此，所有费用转移到奖项必须提供以下内容:
- 该费用最初没有计入裁决的具体原因
- 确认费用有利于其被转移到的奖项
附件
需要提供m-Fin财务细节，清楚地说明将转移到或移出奖项的费用. 期刊提交者有责任附上所需的所有文件. 没有所需证明文件的期刊将被重新定向到部门提供缺失的文件. RFS期刊审批人不会代表期刊提交者上传缺失的文档.
确定具体的日记账分录
被移到或移出奖项的特定日志ID必须记录在日志条目中. 这可以在财务细节中突出显示, 输入日记账行描述或日记账分录的参考行, 或者进入了冗长的描述. 对于JEs移动设备(账户代码810100或810200)，请在日记账行描述中包括PO号.
90天后费用转移
联邦指导方针[2] 国家成本转移应在“90天内”完成,“在原始日记账日期的月底之后超过90天，部门批准的成本转移需要额外的文件来证明博彩平台推荐在截止日期之外将费用转移到奖励上。. 此外，迟交的费用转移也让人质疑大学对奖学金的监督. 因此, 成本转移部门在原始日记账日结束后超过90天批准的，必须有PI签署的PI声明，并附在JE上，注明以下内容:
- 为什么费用一开始就没有算在裁决中
- 费用是多少，具体来说，它对奖金有什么好处
- 为什么花了90多天才发现这个错误
- 将来如何防止这种情况发生
授权会计必须能够将PI报表上的费用与日记账分录中的费用相匹配. 注意:直到180天后才需要pet的PI声明.
PI报表的截止日期将在日记账分录日期的月底后90天计算，或者在SpeedType创建日期的月底后90天计算, 以较晚的为准. 看到 成本转移截止日期电子表格 以确定日记账分录是否需要PI报表.
如果部门在原始日记账日期或SpeedType创建日期一年后批准了所有将费用转移到奖励上的成本转移，则这些费用将不被批准, 以较晚的为准. 例外情况将由CCO酌情决定.
从奖金中扣除费用
如果费用从奖励中扣除，则不适用相同的要求. 将费用从奖励中移出的唯一要求是提供财务细节，清楚地说明被移出的日记账分录. 尽管日记账将费用从奖励中移出仍应在90天内完成, 不需要PI声明.
同一奖项内的搬家费用
校园财务总监办公室认为不同奖项之间的成本转移. 如果成本在同一奖项内转移(所有项目都包含在m-Fin奖项报告中), 部门可以在长描述中注明这一点，并附上财务细节.
同一奖项内的转帐不需要PI报表.
将一次采购分配给多个奖项
按统一指引200.405, “如果一项成本对两个或两个以上的项目或活动有利，其比例可以确定，而不需要过多的努力或成本, 成本必须根据效益的比例分配给项目.”
这就是比例效益法, 该部门可以在期刊描述中说，这是基于PI对奖励的比例效益的判断. 此方法不需要文档.
然而, 如果在评奖结束时使用这种方法, 它的结果是清除大部分或全部的奖励赤字, 或者用尽了奖励的大部分或全部可用余额, 然后可能需要额外的文件.
然而, “如果一项费用使两个或两个以上的项目或活动受益，其比例由于所涉工作的相互关系而无法确定……费用可根据任何合理的文件基础分配或转移给受益的项目。.”
这就是合理的分配方法. 部门必须描述分配方法，并附上文件说明如何确定分配, e.g. the allocation is based off 的 number of hours logged for each award; see attached lab usage hours. 注:估计不是进行这类分配的可接受方法.
一个例子是，20万美元的实验室和技术商店用品被多个奖项使用. 追踪每一个奖项所使用的每一个项目是不可行的, 因此，部门可以选择合理分配成本的分配方法，并在日记账分录中附上该方法的凭证.
遵守大学政策
所有费用转移必须符合博彩平台推荐的政策. 因此, 某些费用将需要额外的文件来证明符合博彩平台推荐的相关政策.
官方的函数 & 食物的费用
所有官方活动或食品费用必须在奖励文件中明确授权. 如果公务需要的话 官方功能表格 根据大学政策，该表格必须附在日志条目上.
谢礼
酬金收费超过100美元需要 报酬形式 待附.
旅行
APS 4024 -旅行授权 要求所有大学员工的旅行都必须经过部门批准. 如果大学旅行是一个奖项, 必须附上旅行授权正本，并注明:
- 旅客的名字
- 旅行的开始和结束日期
- 旅行的原因
国际旅行, 如果国内旅行所需的相同信息(见上文)包含在同意请求批准中, 可以附上Concur请求批准的屏幕截图，而不是TA.
只有当费用转移涉及过夜旅行时，才需要TA. 本地旅行的里程报销不需要TA.
如果差旅费需要分配给多个奖项, 个人费用必须根据每个奖项的相对收益来分配. 例如, 如差旅费用，两奖平分, 机票费用不能停留在一个奖项上，酒店和每日费用不能停留在另一个奖项上, 即使这导致总成本被平均分配.
学生援助
任何从财务处(SFTR交易)转移到奖励的学生援助费用(以770开头的账户)将由RFS资助会计师使用CU-SIS GL详细范围(公共文件夹- CUBLD -学生财务-学生财务报告通用- CU-SIS GL详细范围)进行核实。.
任何来自继续教育的学生资助费用必须附上班级名单报告，显示班级, 学费被转移的学生名单, 还有上课的日期.
学费减免
学费减免是与师生任命(助教)相关的附带福利, 研究助理, 研究生兼职讲师和研究生助理). 如果在提取学费减免日记账分录的数据后，相关的工资通过PET转移到奖励中, 相关的学费减免必须与手动日记账分录一起移动. 在长描述中，必须提供以下信息:
- 学生和教员的名字
- 涉及到的学期
- 将工资转移到赞助奖项的PET号码
学费减免费用的转移只有在相关的PET被批准后才能被批准.
在以下学期完成的工作提供学费减免福利:
- 秋天:August-December
- 春天:1月至5月
- 桑玛:五月到八月
助学金会计必须能够证明，学费减免的百分比转移到奖励匹配的工资的百分比转移到奖励. 因此，必须附上本学期对应月份(见上文)的m-Fin工资交易摘要的PDF文件.
内部销售费用奖励
为奖项提供货品或服务的中大部门，必须备存有关其收费及所提供服务的文件(根据《博彩app推荐》第13章), 因此，任何记录内部销售到奖励的日记账分录必须只提供以下信息作为附件或在长描述中:
- 提供的商品或服务
- 提供这些货物和服务的日期
如果原始费用被记入不正确的裁决, 然后，当费用转移到不同的奖项时，适用所有其他成本转移准则.
一次性转移
不允许对奖金进行一次性转账，每笔交易必须单独转账. 看到 大容量成本转移电子表格 可在CCO网站查阅.
如果在原始SpeedType上用几行记录了一个日记账条目ID，则e.g. 同意指控, 然后，该日记账分录的总金额可以合并到成本转移中.
可用余额
The award will need to have enough available balance for each contract line to cover the expense being transferred; cost transfers will not be approved if the available balance before encumbrances is in deficit. 期刊审稿人将考虑任何预期的奖励资金, 虽然来自赞助商的文件，如一封电子邮件，说明即将到来的额外资金或正在进行的奖励文件需要附在期刊上.
附加的文档
如果由于交易的性质或时间而产生额外的问题, 授权会计师可能会问额外的问题或要求额外的文件. 对日记账分录的批准将取决于对有关交易的任何问题的调和.
问题
联系 埃文·布莱斯德尔, 合规和财务报告主管, 有问题的, 评论，或者如果你觉得你需要一个例外，在这个策略的规则.
[1] 第七节.5“成本转移、超支、加速和延迟支出” 的 NIH拨款政策声明. 博彩平台推荐将此指南应用于所有需要CCO二次批准的赞助研究期刊条目.
[2]第七节.5“成本转移、超支、加速和延迟支出” 的 NIH拨款政策声明. 博彩平台推荐将此指南应用于所有需要CCO二次批准的赞助研究期刊条目.